Punkt Obsługi Mieszkańców w Galerii Sanowej. Miasto jest na „nie”. Planuje rozwijać inne formy poprawy obsługi

Otwieranie punktów obsługi mieszkańców w galeriach handlowych nie jest dziś żadną nowością. Na takie działanie decyduje się wiele samorządów, by ułatwić petentom załatwienie urzędowych formalności przy okazji zakupów i bez konieczności wizyty w ratuszu czy magistracie. Z takim pomysłem wystąpił do władz miasta jeden z radnych. Dwukrotnie podjął próbę zainicjowania działań w tym zakresie, ale wiadomo już, że miasto takiej opcji w chwili obecnej nie bierze już pod uwagę. Dlaczego?

Utworzenie Punktu Obsługi Mieszkańców w galerii to pomysł nienowy. Z odpowiedzi prezydenta miasta W. Bakuna na złożoną w tej sprawie już dwukrotnie interpelację radnego Ryszarda Kuleja wynika, że możliwość taką rozważano jeszcze w 2019 roku, ale pomysł upadł z powodów czysto technicznych.

Radny R. Kulej o szanse na utworzenie takiego punktu w przemyskiej galerii handlowej dopytywał najpierw w styczniu br., a potem drążył temat w marcu, składając kolejną interpelację. Przypomniał, że koncepcja „Przyjaznego Urzędu”, która miała obejmować otwarcie jego oddziału w galerii, czynnego do g. 21, włącznie z sobotami, była jednym z haseł wyborczych prezydenta miasta. Dopytywał również, dlaczego mimo upływu czasu pomysł nie doczekał się realizacji.

Wskazał też alternatywne rozwiązanie w postaci wydłużenia godzin pracy urzędu. Obecnie tylko we wtorki urząd pracuje pół godziny dłużej – zauważył – podkreślając, że to niewystarczające rozwiązanie. Zaznaczył też, że takowy punkt nie musiałby obejmować pełnej obsługi mieszkańców, a działać raczej w zakresie podstawowych spraw obywatelskich, jak choćby tych związanych z dowodami osobistymi, meldunkami, numerami PESEL, rejestracją pojazdu czy prawem jazdy[paywall] .

Osłabienie kadrowe albo większe obciążenie dla budżetu

Już w odpowiedzi na pierwszą interpelację radnego władze miasta wyjaśniły, że utworzenie punktu wiązałoby się z oddelegowaniem części uprawnionych i przeszkolonych pracowników z koniecznymi uprawnieniami, czyli osłabieniem kadrowym urzędu lub koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób, co przełożyłoby się na zwiększenie kosztów. Jako największą przeszkodę urząd wskazał problemy natury technicznej. Przez wzgląd na zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych stoisko urzędu nie mogłoby mieć w żadnym razie charakteru tzw. wyspy – tłumaczy urząd – lecz być ulokowane w osobnym, wynajmowanym boksie, a samo miejsce przejść certyfikację odpowiedniego ministerstwa udostępniającego dane w systemie. Do tego dochodzą koszty wynikające z konieczności doprowadzenia dedykowanych łączy światłowodowych (a takich w pobliżu galerii brakuje).

W odpowiedzi na pytania radnego, władze miasta wyliczyły też podjęte kroki, mające ułatwić klientom kontakt z administracją samorządową, jak: system kolejkowy w USC i Wydziale Spraw Obywatelskich i Zarządzania Kryzysowego, elektroniczna rezerwacja wizyty w Wydziale Komunikacji Transportu i Dróg czy liczne e-usługi.

Pod koniec lutego radny poprosił o bardziej precyzyjne i szczegółowe ustosunkowanie się do sprawy, dopytując choćby o to, ilu pracowników miasto planowało oddelegować czy zatrudnić we wspomnianym punkcie obsługi i czy oddelegowanie jednego czy dwóch rzeczywiście zdezorganizowałoby pracę urzędu.

Dociekał też, czy zatrudnienie jednej, dodatkowej osoby do obsługi punktu byłoby aż tak dużym obciążeniem dla budżetu miasta i poprosił o wykaz liczby pracowników w latach 2019 – 2025. Jak również dopytywał, czy miasto przeprowadziło analizę zagrożeń dla ochrony danych osobowych, skoro powołuje się na ryzyko naruszenia ich. Ponadto miasto zostało zapytane o analizę finansową kosztów związanych z doprowadzeniem łączy światłowodowych. Radny poprosił też o ponowne rozważenie utworzenia Punktu Obsługi Mieszkańca w miejscowej galerii.

Miasto szuka innych form poprawy obsługi mieszkańców

Trudno przytaczać całą 8-stronnicową odpowiedź w tym temacie z 6 marca br. W dużym skrócie można podsumować, że władze miasta podtrzymały pierwotne stanowisko w tej sprawie, powołując się głównie na przeszkody natury technicznej.

Podał też stan zatrudnienia w urzędzie na przestrzeni lat 2019 – 2025, z którego wynika, że liczba obsadzonych etatów na luty br. wynosi 284, zaś grudniu 2019 roku było ich o 10 więcej. Miasto wyjaśnia też, że nie składało wniosku do MSWiA o nadanie dodatkowych uprawnień pracownikom i przeszkolenie ich, bo ówczesna analiza możliwości utworzenia punktu przyniosła negatywne wnioski, o czym pisaliśmy wyżej. Samo przeszkolenie byłoby możliwe, ale pod pewnymi warunkami, i wymagało nakładów czasowych, bo uzyskanie niektórych upoważnień zajmuje kilka dni, a innych kilkanaście, czy nawet 30 dni, przy czym proces może się wydłużyć. W kwestii analizy ryzyka i oceny skutków ryzyka dla ochrony danych osobowych prezydent wyjaśnia, że urząd nie opracowywał takowej, bo obowiązek ten spoczywa na administratorze danych, a w kwestii przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych jest nim minister właściwy ds. informatyzacji. Magistrat zaznacza też, że nie wszystkie systemy użytkowane w urzędzie są dostosowane do pracy poza nim, a obecny system elektronicznego obiegu dokumentów nie jest w stanie zapewnić wysokiego stopnia wydajności do pracy poza siedzibą urzędu i to był jeden z głównych czynników hamujących działania władz w kwestii uruchomienia Punktu Obsługi Mieszkańca w galerii. Magistrat podjął jednak kroki ku zmianie tej sytuacji. W piśmie zwrotnym padły też koszty instalacji łącza światłowodowego, które w 2019 roku oszacowane zostały na około 60 tys. zł.